31.01.2019

Unique Companies

Unique Companies

Unique Companies on suomalainen konserni, joka tarjoaa laajan jakelukanavan ruoka-, juoma- ja kosmetiikkatuotteille. Yritys tarjoaa myös Horeca-alan ratkaisuja sekä tukku- että päivittäistavarakauppaan. Tuotteiden myynnin ja markkinoinnin lisäksi yrityksestä löytyy palveluketjuosaamista, joka kattaa niin maahantuonnin, varastoinnin kuin tavarantoimituksetkin. Asiakkuuksia on sekä Suomessa että ulkomailla. Yrityksen pääkonttori sijaitsee Vantaalla.

 

Toiminnanohjausjärjestelmän implementointi kerralla haltuun

Unique Companies aloitti yhteistyön Viiconin kanssa tilanteessa, jossa taloushallinnon kumppanille oli todellinen tarve. Osa konsernin yrityksistä oli ottamassa käyttöön uutta toiminnanohjausjärjestelmää Microsoft Dynamics Navia. Käyttöönoton yhteydessä kävi ilmi, että he tarvitsevat taloushallinnon kumppanin, jolla on jo entuudestaan kokemusta taloushallinnosta Dynamics NAV -ohjelmaympäristöstä.  Implementointiin tarvittiin apua nopeassa aikataulussa ja vieläpä kesälomien aikaan.   

 

Ratkaisuhakuisuus ja suora kommunikaatio avainasemassa

Ennen yhteistyön aloittamista yritys kilpailutti tilitoimistopalvelut. Yhteistyökumppanilta vaadittiin kykyä työskennellä asiakkaan ympäristössä ja toimimaan organisaation läheisenä kumppanina. Viicon valikoitui Unique Companies:n kumppaniksi myös ratkaisuhakuisen lähestymisen ja kilpailukykyisen hinnan takia. Asiakkaan suuntaan käyty kommunikaatio miellytti tulevaa asiakasta.

—Meille tuli heti alusta lähtien sellainen tunne, että me olemme asiakkaana heille tärkeitä ja että he osaavat ja haluavat ottaa vastuun työstä. Viiconin palvelu oli alusta alkaen henkilökohtaista. Meillä oli nimetyt vastuuhenkilöt, jotka nappasivat tilanteen haltuun. Myös lomakautena he rakensivat tiimin, joka hoiti rästit kuntoon, kertoo Unique Companiesilla talousjohtajana toimiva Ria Lehmus-Juppala.

 

Ulkoistettu palvelu raportoi loma-aikoinakin

Lehmus-Juppala sanoo, että periaatteessa he olisivat voineet palkata omankin kirjanpitäjän. Ulkoistettuun palvelu houkutteli kuitenkin monestakin syystä.

—Kun palvelun ostaa muualta, raportit tulevat loma-aikoinakin. Lisäksi maksamme vain niistä palveluista, joita käytämme ja oikeasti tarvitsemme. Mikäli omassa toiminnassamme tulee muutoksia, niitä ei jarruta omien henkilöresurssien uudelleenorganisointi. Viiconin tapauksessa meillä on käytössämme useita ammattilaisia, joiden tietotaito on monipuolista. Jos meillä olisi oma kirjanpitäjä, joutuisimme joka tapauksessa ostamaan jotain palveluita myös ulkopuolelta.

 

Käytännön vinkkejä lähtötilanteeseen

Kun uusi toiminnanohjausjärjestelmä otetaan käyttöön, Lehmus-Juppala nostaa esiin muutaman huomionarvoisen asian.

Hän korostaa, että lähtötilanteessa ensiarvoisen tärkeää on, että taloushallinnon kumppani tunnistaa asiakkaan sen hetkisen tilanteen mahdollisimman selvästi. Käytännössä se tarkoittaa asiakkaan resurssien hahmottamista, järjestelmien nykyistä rakennetta ja koko organisaation toimintaa. Lisäksi hän alleviivaa vastuun jakamisen tärkeyttä.

—Pelisäännöt tulee olla selvät molemmissa päissä. Kaikkea vastuuta ei voi kipata taloushallinnon kumppanin puolelle, vaan yrityksen sisälläkin pitää tehdä töitä ja vastuut pitää jakaa selkeästi.  Kun molemmat noudattavat sääntöjä, saamme aikaan myös kehitysehdotuksia, joita voimme viedä eteenpäin, Lehmus-Juppala toteaa.

 

Tärkeä resurssi

Lehmus-Juppala on tyytyväinen Viiconin toimintaan.  Hän toteaa, että Viiconilla ollaan ajankohtaisten asioiden suhteen valppaina.

—Oikeastaan me voimme kysyä heiltä mitä vaan. Kysymyksiin haetaan kyllä vastaukset. Virva Viiconilla on henkilöitynyt meille tosi tärkeänä resurssina. Lisäksi olemme tavanneet kasvokkain muunkin henkilökunnan kanssa. Kun palvelu on henkilöitynyt, se luo turvallisuuden tunteen myös asiakkaalle. Palvelu saa kasvot ja ihmiset saa kiinni, tämähän on kyllä luottamustoimi.

Siirry "Asiakastarinat"-sivulle