Hallinnon ulkoistus kaaoksella vai ilman

Menestyvän asiakkaan takana on usein vahva tiimi eri osa-alueiden ammattilaisia. Isoilla yrityksillä on ollut perinteisesti oma talous- ja palkkahallinnon osasto hoitamassa taloushallinnon rutiinit ja raportoinnin, palkanlaskennan sekä muut HR-hallintoon liittyvät tehtävät. Tämä on ollut aikaisemmin usein se ainoa mahdollinen tapa saada reaaliaikaista informaatiota talouden tilasta ja suunnasta. Tästä toimintatavasta on tullut helposti pysyvä ratkaisu näihin päiviin saakka.

Yrityksen kasvaessa tapahtumamäärät kasvavat ja monipuolistuvat, mikä vaatii toimintaprosessien uudistamista ja osaamisen laajentamista. Lakipykälien muuttuessa henkilöstöä täytyy jälleen kouluttaa ja harvemmin toistuvat tapahtumat on usein opeteltava joka kerta uudelleen. Oma henkilöstö vaatii jatkuvaa panostusta osaamiseen ja varahenkilöjärjestelmään. Toisinaan henkilövajaus on tilapäinen ja resurssivaje täytetään joko nykyhenkilöstöä ylityöllistämällä tai palkataan tuuraajaksi vähemmän kokemusta omaava henkilö.

Tähän kaikkeen varsinaisen liiketoiminnan ulkopuolella olevaan säätämiseen kuluu valtavasti energiaa ja aiheuttaa monia riskipaikkoja yritykselle. Usein myös toimintamallien kehittäminen jää taka-alalle ja jatketaan tutuilla toimintamalleilla nykyajan teknologiaa ja digitalisaatiota hyödyntämättä.

Talous- ja palkkahallinto-osaston ulkoistaminen on valtava ponnistus yritykselle. Monilla on kokemuksia siirrosta tilitoimistolle ja sen mukanaan tuomista ongelmista. Asiakkuuden ensimmäisinä kuukausina tilitoimisto luo toimintamalleja, opettelee prosesseja ja sovittaa asiakasta tilitoimiston omiin prosesseihin.

Asiat eivät toisinaan sujukaan kuten oman henkilön aikana. Aika usein ongelmat ulkoistuksen alussa johtuvat asiakkaan prosessien toimimattomuudesta. Esimiehet ovat saattaneet siirtää omia tehtäviään yrityksen sisällä esimerkiksi palkanlaskijalle ja toimintatavasta tulee hiljaisuudessa käytäntö. Ulkoistustilanteessa tämä tulee esiin esimerkiksi virheellisenä palkka-aineistona ja mikäli prosesseissa aineistovastuu on asiakkaalla, palkansaajalle lasketaan virheellisesti palkka.

Ulkoistus tuo kuitenkin onnistuessaan merkittävät hyödyt. Henkilöstön osaamisesta ei tarvitse enää huolehtia itse. Toiminta voi kasvaa, muuttua ja monipuolistua ilman, että tarvitsee miettiä millaista henkilöresurssia ja osaamista ko. asian hoitaminen vaatii hallinnossa. Resurssien lisääminen ja vähentäminen käy helposti ilman minkäänlaista päänvaivaa. Harvoin toistuvat erikoistapaukset hallinnossa eivät aiheuta enää koulutustarpeita tai konsulttipalkkioita. Perinteinen käsityö jää vähemmälle, kun digitalisaatio otetaan avuksi hoitamaan rutiineja. Paperipinot pöydän nurkalla pienevät ja aineisto on saatavilla paikasta riippumatta. Talous- ja palkkahallinnon kustannus on helppo budjetoida, kun kaikki tarvittavat palvelut saa kuukausimaksulla.

UNOHDETAAN KAAOS JA HOIDETAAN ULKOISTUS KERRALLA OIKEIN

Hyvin suunniteltu ulkoistus tuo tavoitellut hyödyt nopeammin esiin. Aloitus vaatii panostuksia niin omalta henkilöstöltä kuin ulkoistuskumppaniltakin. Onnistuessaan hyödyt ovat kuitenkin sen verran suuret ja mahdollistavat huolettoman kasvun, että tähän kannattaa lähteä.

Me Viiconilla haluamme olla osaltamme tukemassa suomalaisia yrityksiä ja auttamassa asiakkaita menestymään. Asiakkaan menestys on myös meidän menestyksemme sekä juhlan aiheemme.

Ulkoistuspäätöstä ei tarvitse tehdä kerralla vajavaisin tiedoin vaan huolellinen prosessien läpikäynti ja tavoitetilan analysointi antaa hyvät lähtökohdat sekä oikealle päätökselle että ulkoistuksen onnistumiselle.

Soita nyt, niin keskustellaan lisää ulkoistuksen hyödyistä, ota yhteyttä!

Sami Eromäki 044 7148 328 tai Niina Asujamaa 050 5874 950