Valitaanko palvelukeskus vai tilitoimisto?

Aika usein yritykset ulkoistavat kokonaan tai osan taloushallintoa ja palkanlaskentaa. Yleisesti ajatellaan, että tarvitaan tilitoimisto. Mutta tähän löytyy toinenkin vaihtoehto, palvelukeskus. Avataanpa hieman näitä kahta erilaista palvelumuotoa.

Tilitoimiston kaikki mieltää yritykseksi jossa tehdään kirjanpitoja. Tilitoimistovalintaan vaikuttaa usein se, mikä järjestelmä tilitoimistolla on. Ostolaskut voidaan ohjata sinne, tilitoimiston henkilöt kuittaavat ne järjestelmään ja laittavat kiertoon x-järjestelmään. Sinne voi viedä kuittimapin ja sieltä tehdään arvonlisäveroilmoitus verottajalle. Tilitoimistosta saa tuloslaskelman ja taseen paperina tai sähköpostiin. Tilitoimistossa puhutaan usein sähköisestä taloushallinnosta. Yksinkertaisuudessaan näin.

Palvelukeskus on hieman harvinaisempi ja on ollut isojen yritysten toimintamallina. Usein näistä kuulee julkishallinnon yhteydessä. Palvelukeskus on kuin yrityksen oma osasto, jolle on annettu tehtäväksi osa yrityksen tehtävistä. Yksinkertaista eikö totta.

Miten palvelukeskus toimii?

  1. Palvelukeskuksen toiminta lähtee aina siitä, mikä järjestelmä asiakkaalla on.
  2. Palvelukeskuksessa ei puhuta pelkästään sähköisestä taloushallinnosta vaan yrityksen koko toiminnan huomioonottavasta toiminnanohjauksesta.
  3. Palvelukeskus käyttää yrityksen omaa järjestelmää ja tuo tarvittaessa yrityksen oman toiminnanohjausjärjestelmän kylkeen lisäohjelmia. Näitä voivat olla esimerkiksi maksuliikenneohjelma, matkalaskuohjelma, palkanlaskenta tai vaikka raportointityökalut. Kaiken sydämenä toimii kuitenkin se yrityksen oma toiminnanohjausjärjestelmä.
  4. Palvelukeskuksen asiantuntijat ovat läsnä yrityksen arjessa lähes päivittäin. He ovat yrityksen asiantuntijoita.
  5. Palvelukeskuksen asiantuntijat rutinoituvat ottamaan laajempaa vastuuta asiakasyrityksen toiminnasta. Asiantuntijuus on palvelukeskuksen ydinliiketoimintaa.
  6. Asiakasyritys saa keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa, eikä resursseja kulu vuosittain muuttuvien viranomaisraportointien opiskeluun. Asiakasyrityksen kasvu tai kutistuminen ei aiheuta ali- tai ylikapasiteettia henkilöstössä. Palvelukeskus resursoi aina oikean määrän henkilöitä asiakasyrityksen tehtävien hoitoon.
  7. Palvelukeskuksen asiantuntijat voivat kehittää asiakasyrityksen prosesseja ja toimintoja.
  8. Palvelukeskuksen asiakasmäärä on suhteessa vastaavan kokoiseen tilitoimistoon paljon pienempi.

Mitä hyötyä sitten on palvelukeskuksesta?

  1. Merkittävin syy siirrolle on asiakasyrityksen toiminnan tehostuminen ja kustannussäästöt.
    Näitä saavutetaan mm. oikealla määrällä resursseja oikeassa paikassa, toimintatapojen yhtenäistämisellä, järjestelmien käytön tehostamisella, asioiden sähköistämisellä
  2. Tekemisen laatu lähtee ihmisestä. Palvelukeskuksessa työskentelee rautaisia ammattilaisia, joille intohimo on asiakkaan auttaminen. Työtehtävät antavat haastetta, urakehitys on mahdollista ja motivaatio pysyy korkealla. Näin myös työtyytyväisyys pysyy korkealla, mikä taas luo pysyvyyttä ja sitä laatua tekemiseen.
  3. Yhden henkilön sairasloma tai poissaolo ei vaikuta asiakasyrityksen toimintaan. Asioita hoitaa aina tiimi.
  4. Palvelukeskukseen siirrettäviä tehtäviä hoitava nykyinen henkilöstö voidaan ottaa palvelukeskuksen työntekijöiksi. Näin vältytään irtisanomisilta ja tuttu henkilö jatkaa tehtävän hoitamisessa.
  5. Asiakasyritys pääsee osalliseksi palvelukeskuksen ohjelmistorobotiikasta, mikä ei useinkaan ole asiakasyrityksen prioriteettilistalla kovin korkealla. Robotisoitavat asiat harvemmin ovat asiakasyrityksen ydinliiketoimintoja ja jää näin ollen toteuttamatta. Vaikkakin se toisi kustannussäästöjä.
  6. Palvelukeskuksen kumppaniverkosto on tottunut toimimaan palvelukeskuksen asiantuntijoiden kanssa ja näin vältytään yhteistyön opettelulta ja sen mukanaan tuomilta karikoilta.

Miten toimintojen siirtäminen palvelukeskukselle tapahtuu?

Ensimmäisenä kannattaa ottaa meihin yhteyttä. Lähdetään yhdessä miettimään mitä asioita asiakasyrityksen toiminnoista voi siirtää ja miten toiminta muuttuu. Pitää myös huomioida, että ulkoistus vaatii omien prosessien lähempää tarkastelua. Osa henkilöistä on saattanut ”ulkoistaa” omia tehtäviään hallintoon ja tämä voi aiheuttaa muutoksia myös talon sisällä toimiakseen tehokkaasti.

Viiconilla on pitkä kokemus erilaisista yrityksistä eri toimialoilta ja palvelujen tehokkaasta tuotannosta. Meillä panostetaan henkilökunnan koulutukseen, työhyvinvointiin ja viihtyvyyteen. Henkilökunta on meidän arvokkain pääoma.

Soita minulle ja mietitään yhdessä oikea ratkaisu teidän toimintaan.

Sami Eromäki
044 7148 328
sami.eromaki@viicon.fi