10 Askelta onnistuneeseen ERP-projektiin

Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) tarve tulee yleensä esiin liiketoiminnan kasvaessa tai kehittyessä. Alussa pärjätään hyvinkin henkilöiden muistin varassa ja yrittäjän tekemillä ylitöillä. Ihmisen muisti on rajallinen ja kuorman lisääntyessä lipsahduksia sattuu entistä useammin. Jokainen lipsahdus tai unohdus on tuloksesta pois.

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta tehostaa ja yhdenmukaistaa tekemistä. Se vähentää virheitä ja tuo tekemiseen laatua, jota ainakin yrityksen arvonmäärityksessä arvostetaan. Kaikessa yritystoiminnassa virheet ja uudelleen tekeminen, tietojen hakeminen ja penkominen lisäävät kustannuksia ja pienentävät siten yrityksen tulosta. Kun toiminnanohjausjärjestelmässä tiedot ovat ajan tasalla, laskujen tekeminen ei ole enää hintojen etsimistä/kyselemistä, vaan laskuttaja laskuttaa todellisen tiedon perusteella. Tuotannosta saadaan työaikoja suoraan järjestelmään ja jälkilaskenta kertoo, onko valmistettavan tuotteen myyntihinnassa viilaamista – tai pitäisikö valmistuskustannusta pienentää prosessia tehostamalla. Varastossa ei pidetä ylimääräisiä tuotteita, mutta ei myöskään tule tilannetta, jossa raaka-ainepuutos huomataan vasta, kun sitä tarvitaan. Varastossa on oikeaa tavaraa oikea määrä, mikä vähentää varastoon sitoutuvaa käyttöpääomaa ja parantaa siten kassatilannetta. Talous- ja palkkahallinto hoituu sähköisesti ilman paperinpyörittelyä ja sinulla on kuukauden 5. päivä edellisen kuukauden tuloslaskelma edessäsi.

Järjestelmähankinta on kuitenkin vain yksi osa yritystoiminnan kehittämistä. Järjestelmäkartoituksissa on hyvä ottaa esiin koko yrityksen prosessien kehittäminen. Usein pk-yritysten järjestelmähankkeissa tulee vastaan se, että yrityksen omassa toiminnassa on myös kehittämistä ja tehostamista. Joskus toki on järkevää räätälöidäkin ohjelmistoa, silloin projektin investointilaskelma on syytä tehdä huolellisesti, koska räätälöinnin kustannukset ovat usein merkittävät.

Järjestelmän luomista höydyistä merkittävimpiä toiminnan tehostamisen lisäksi lienee ajantasainen raportointi. Päätökset voidaan tehdä jatkossa todelliseen tietoon perustuen. Kuukausittain saatavan edellisen tai jopa sitä edellisen kuukauden tuloslaskelmalla johtaminen voi aiheuttaa vääriä päätöksiä tai ainakin myöhästymisiä ja rahan menetystä.

Onnistuneen ERP-projektin askeleet ovat:

  • Ota projektiin mukaan joku henkilö jolla on kokemusta ERP-projekteista
  • Määrittele yrityksenne nykytila ja tavoitetila prosesseittain
  • Määrittele ne prosessit, joihin haluatte ERP:n auttavan nyt ja tulevaisuudessa
  • Tee tarjouspyyntö, jossa mukana yrityksen tavoitekuvaus prosesseittain sekä alustavat ERP-vaatimukset
  • Anna toimittajalle mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä
  • Pyydä toimittajilta ohjelmistodemo tai referenssikäynti vastaavasta toimijasta
  • Vertaa eri ohjelmistot, anna valitsemillesi ominaisuuksille painoarvo ja tee valinta
  • Varaa riittävästi aikaa ohjelmiston määrittelyyn, pilkunviilaus tässä kohtaa auttaa myöhemmin
  • Tee käyttöönottosuunnitelma riittävän pitkälle aikavälille
  • Päätä tuotantokäyttöönottopäivä ja pitäydy siinä

Aloita ensimmäinen askel soittamalla meille. Me tulemme paikalle ja lähdetään yhdessä ratkomaan asioita.

Sami Eromäki
sami.eromaki@viicon.fi
044 7148 328